在学証明書は、学生であることを証明する重要な公式文書です。この証明書は、奨学金の申請、ビザ申請、就職活動、またはその他の法的手続きで必要とされることが多くあります。
しかし、実際に在学証明書を取得するプロセスについて詳しく知らない人も少なくありません。
このブログ記事では、在学証明書の発行方法、取得場所、そしてその手続きに必要なものについて詳しく解説します。
これから在学証明書を取得しようと考えている方にとって、この情報が役立つことでしょう。
在学証明書とは？学生証とは違うの？
在学証明書とは、学生が特定の学校や大学に所属していることを証明する文書です。
学校によって多少の違いはありますが、一般的には、学生番号、氏名、生年月日、学年、入学日、所属学部・研究科など、学生が在学していることを示す情報が記載されています。
在学証明書は、在学していることを示す重要な文書なので、奨学金の申請や就業証明など外部の機関や団体に提出する際に必要になります。
そもそも学生証とは
在学証明書以外に学生の所属を証明する文書として学生証があります。学生証は、学生であることの身分証明書であり、学生証の使用場面は多岐にわたります。
例えば、
- 学内の図書館、スポーツジム、コンピューター室の利用するとき
- 映画館、レストラン、公共交通機関での学割や特典を受けるとき
- 口座開設や年齢確認などで身分を証明するとき
様々な場面において学生証の提示を求められるので、学生生活を送る上で、肌身離さず持ち歩きたい重要なアイテムです。
在学証明書と学生証の違い
在学証明書と学生証は、両方とも現在学校に通っていることを証明する文書ですが、その用途、使用頻度、有効期限などにおいて異なる点があります。
在学証明書は、学生が特定の学校に通っていることを示す文書のことで、使用頻度はそれほど高くはありません。しかし、奨学金の申請やインターンシップの応募など、外部の機関に提出する際の重要な手続きに必要となります。また在学証明書には有効期限が設けられているので、在学証明書の失効に注意しなければいけません。
一方、学生証は、その人が学生の身分であることを証明する文書で、学校内外で広く使用されます。学内でのサービス利用や学外での学生割引など、日常的に必要になってくるので、利用頻度は高いです。また有効期限は、最短修業年限(一般的な大学だと4年間)です。しかし、留年等で有効期限が過ぎた場合は、1年ごとに更新が必要です。
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在学証明書の用途には何がある？
在学証明書は、その名の通り学生がその学校、大学に在籍していることを公に証明する重要な書類なので、学生生活における様々な場面で活用されます。
学生生活の要となる在学証明書について、具体的にどのような用途があるのか詳しく見ていきましょう。
奨学金の申請
奨学金とは、経済的な理由や家庭の事情で進学が難しい人に向けて支援する制度であり、現在、多くの学生が奨学金を受給しています。
奨学金申請時には、多種多様な書類の提出が求められます。その中でも在学証明書は、奨学金の受給条件を満たす上で重要な役割を果たしています。
まず、奨学金を提供する機関は、受給者が学業に専念し、その学校に在籍していることを確認しなければいけません。そのため在学証明書を提出することで、その学生が学校に通っていて、奨学金を受け取るための在籍状況の証明ができます。
さらに、奨学金の申請者が、ウソをついていないか情報の正確性を確認するために在学証明書が必要です。在学証明書には、学生番号、氏名、生年月日、学年、入学日、所属学部・研究科など、その学生の特徴を示す客観的な情報が記載されているので、申請者が提出した情報が事実であるかどうか在学証明書を見ることで確認することができます。
アルバイト
アルバイトは多くの学生とって貴重な収入源です。学費や生活費、教科書代などの費用をまかなうために、あるいは経験やスキルを身につけるためなど、目的に応じた自由度高さがアルバイトの魅力です。
実践的なスキルを磨いたり、社会経験を積むためには、職場での良好な人間関係が大切です。
在学証明書を提出することで、良好な人間関係を構築するための「信頼」を獲得することができます。
まず雇用主側の立場になって考えてみると、雇用主は学生が年齢、学校、あるいは名前等で虚偽の情報を提供していないか確認する必要があります。中学生が高校生と年齢を偽って、アルバイトに応募して就労することは、法律にも抵触する経歴詐称となるため、大きな問題に発展しかねません。
履歴書や面接等で確証を得ることができなかった情報を在学証明書で確認することができるので、雇用主にとって在学証明書は情報の真偽を確認する上での安心材料となるのです。
学生側にもメリットがあります。ちゃんと学校に在籍していることを証明することで、学生は雇用主から信頼を得ることができます。職場での信頼は、自己充実感を高めることができ、様々なことに挑戦するチャンスを得ることができます。
より良いスタートダッシュを切るためには、信頼関係が最も大切であると言っても過言ではありません。
もしバイト先で在学証明書の提出が必要ならば、速やかに提出しましょう。
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就職活動
学生にとって就職活動は人生の大きな節目であり、その際に在学証明書は欠かせない書類となります。
在学証明書があることで、学生が現に大学等の正規教育課程に在籍し、一定の知識や技術を身につけている状況にあることが企業側に伝わります。
また在学証明書の有効期限が短いことから、応募者の現在の状況をリアルタイムで確認できる企業側のメリットもあります。
このように在学証明書は学生としての正当性を示すものであり、就職活動における出発点ともいえる書類なのです。就職活動の第一関門を確実に突破するために、余裕を持って在学証明書を準備しましょう。
在学証明書のもらい方！どこで発行される？必要なもの
在学証明書の発行に際して、手順や必要なものを理解していないと、トラブルや発行の遅れを招きかねません。特に奨学金の申請や就職活動の締め切りが近づいてきた学生は注意が必要です。
スムーズな発行に向けて、発行窓口はどこなのか、手続きで必要なものは何か、といった点について詳しく解説します。
どこで発行できるのか
在学証明書は、主に学校や大学の教務課や学生課の窓口で発行してもらえますが、最近になって発行できる場所が広がってきています。
まず窓口での発行について、所属する学部の教務課や学生課が発行窓口となっています。発行申請用紙に学生番号、氏名、在籍学部・学科、発行枚数など、間違えないよう必要事項を記入し、発行手数料(100円〜500円程度)を支払えば手続き完了となります。
最近では、証明書自動発行機を導入している大学が増え、窓口が閉まっている時でも在学証明書が発行できるようになっています。操作は非常に簡単で、学生証による本人認証さえすれば即座に発行可能です。しかし発行機の数はそんなに多くはないため、混雑状況によっては時間がかかる場合もあります。
さらに一部の大学では、コンビニでの発行にも対応するようになってきました。コンビニのコピー機から在学証明書を発行できるため、学校や大学に行く必要がなく大変便利です。
証明書自動発行機やコンビニを活用すれば、即日発行も可能です。奨学金申請やアルバイト等の期限に間に合うよう、余裕を持った上で、状況に合わせた最適な発行方法を選択しましょう。
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発行に必要なもの
在学証明書を発行してもらう際には、不備があると発行ができない可能性があるため、
必要なものを事前に備えておく必要があります。
在学証明書の発行に必要なものは主に2つあります。
1つ目が学生証です。在学証明書発行時の最重要アイテムであり、窓口や証明書自動発行機で発行する際に本人確認のため、学生証の提示が求められます。万が一学生証を紛失してしまった場合は、発行を受けられない可能性が高くなります。必要なイベントに備え、常に学生証の所在を確認しておきましょう。
2つ目が発行手数料です。在学証明書の発行には手数料の支払いが必要になります。金額は大学や場所によって異なりますが、概ね100円から500円の間になっています。現金の他、コンビニで発行する際にはpaypayなどのキャッシュレス決済が利用可能です。
在学証明書の発行には学生証、発行手数料の2点を揃える必要がありますが、学校や大学によって他にも必要なものがあるかもしれません。心配な人は、所属している学部や学科の教務課あるいは学生課の方に問い合わせることをオススメします。
